| 
 คุณค่าของการจัดการเวลาในงานกับ "การจัดการเวลาด้วย Eisenhower Box"
เวลา (Time) เป็นสิ่งที่จับต้องไม่ได้ แต่มีความสำคัญอย่างยิ่งในวิถีชีวิตของคน ตั้งแต่วันเกิดก็ยังดูเวลาตกฟากเป็นฤกษ์คุมชีวิต หรือ เวลาที่เหมาะสมของชีวิตในการทำกิจกรรมที่สำคัญ วันสำคัญต่างๆ หรือ การพิจารณาเวลาในแต่ละช่วงเวลาของวันในการทำสิ่งต่างๆ เป็นต้น
การทำงานก็เช่นกัน การใช้เวลาสำหรับงานของวัน สัปดาห์ เดือน ปี จึงต้องมีการ "การจัดการเวลา (Time Management)" เพื่อการทำงานมีศักยภาพได้ดี หนึ่งในแนวคิดของการจัดการเวลาที่เป็นที่ยอมรับ ได้แก่ วิธีจัดลำดับความสำคัญของงาน และ บริหารเวลาด้วย Eisenhower Box เป็นตัวตั้ง
แนวคิดการจัดลำดับความสำคัญของเวลา Eisenhower Metrix เป็นการพิจารณา 2 มิติได้แก่
- ความสำคัญ (สำคัญมาก - สำคัญน้อย)
- ความเร่งด่วน (ด่วน - ด่วนน้อย)
ดังนั้น จะทำให้สามารถจำแนกงานได้ชัดขึ้น ว่าหน้างานที่มีเข้ามาทั้งหมดจะมี 4 กลุ่มได้แก่
1) งานสำคัญมาก และ ด่วน
นับได้ว่าเป็นงานที่สำคัญที่สุด ส่งผลในภาพรวม หรือ มีผลต่อองค์กรอย่างมาก และ ต้องเร่งดำเนินการ ทั้งนี้เป็นงานที่จำเป็นจะต้องลงมือทำเพราะมีเงื่อนไขของเวลาจำกัด หรือ ต้องดูแลใกล้ชิดในการทำ และ รายละเอียดงานให้ลุล่วงไปได้ด้วยดี เพราะมีผลต่อผลลัพธ์ที่สำคัญต่องาน/ องค์กร
2) งานสำคัญมาก ด่วนน้อย
เป็นงานที่สำคัญเช่นเดียวกับแบบแรก แต่อาจมีกำหนดงาน/ ระยะเวลาที่ห่างออกไป ดังนั้นต้องวางแผนให้ดีในการทำงานเช่นกัน ว่าต้องดำเนินการเมื่อไหร่ อย่างไร แต่ต้องไม่ลืมว่าหากวางแผนไม่ดี ปล่อยปละละเลย ล่วงเลยไปก็อาจจะนำไปสู่การเป็นงานสำคัญที่เร่งด่วนในลักษณะแบบแรกได้เช่นกัน
3) งานสำคัญน้อย แต่ด่วน
เป็นงานที่คิดแล้ว ว่ามีระดับความสำคัญไม่มาก แต่จำเป็นต้องทำ เพราะมีเงื่อนเวลาที่สำคัญในระยะสั้น หรือ ไม่สำคัญแต่เป็นงานตัวตั้ง มีผลกับงานต่อเนื่อง/ เชื่อมกัน ที่ต้องทำงานนี้ก่อน ดังนั้นก็ต้องมีการกำหนดการทำเป็นลำดับรองจากเวลาที่มีจากงานข้อแรก (สำคัญ + ด่วน) ก่อน และ แทรกเวลาทำให้เหมาะสม หรือ หากมีทีมงาน/ ลูกน้อง อาจกระจายงานได้ ทั้งที่เป็นการสอนงานให้เริ่มรับผิดชอบงานระดับรองก่อน และ หรือ เพื่อการพิจารณาสอนงาน/ พัฒนา ทีมงานไปด้วยในตัว เพื่อสามารถรับงานที่สำคัญมากขึ้นต่อไปได้ดี
4) งานสำคัญน้อย และ ไม่ด่วน
เป็นงานลำดับสุดท้าย ที่อาจต้องพิจารณาว่า ทั้งความสำคัญน้อย และ ไม่ด่วนนั้น มีความจำเป็นในการทำ หรือ ไม่ ถ้างานนั้นยังมีประโยชน์บ้าง ก็ให้เป็นการทำแบบทีม/ กระจายงานตามข้อ 3 ได้ หรือ อาจเป็นงานที่ทำเมื่อเวลาว่างจากงานข้อ 1-3 ของตนเองแล้ว แต่บางครั้งงานลักษณะนี้ ถ้าพิจารณาแล้วบางครั้งเป็นงานส่วนเกิน ที่อาจพิจารณาแล้วไม่ทำเลยก็ไม่มีผลดีผลเสียเลย ก็อาจไม่ทำ แล้วใช้เวลานั้นคิดพัฒนางานอื่นที่ดีกว่าได้
จากทฤษฎีการจัดการเวลากับการจัดการเวลาด้วย Eisenhower Box นี้ จะได้ประโยชน์มาก หากนำมาใช้ในการทำงานจริง โดยการวางแผนให้เป็นระบบ มีกำหนดการ ว่างานอะไร มีสิ่งที่ต้องทำต่อกัน ต่อเนื่อง อย่างไรบ้าง และ มีการเพิ่มเติม เพื่อให้ การจัดลำดับความสำคัญของเวลา Eisenhower Metrix สมบูรณ์ยิ่งขึ้น "กำหนดรูปแบบเวลา (Time Design)" ให้เหมาะสม
1. การจัดตารางเวลา (Time Table)
การจัดตารางเป็นการออกแบบ เพื่อเป็นการคุมการทำงาน จากเวลาที่มีอยู่ เป็นส่วนสนับสนุนให้มีการใช้เวลาตามกำหนดการ ได้แก่ ตารางเวลาประจำปี ตารางเวลาประจำเดือน ตารางเวลาประจำสัปดาห์ ตารางเวลาประจำวัน เป็นต้น
ดังนั้นจะมีการคิดวางแผนงานภาพรวม เป็นการกำหนดงานใหญ่ๆ เป็นรายปี ย่อยลงมาเป็นงานประจำเดือน สัปดาห์ และ วัน ที่จะทำให้เราสามารถทำตารางงานที่สำคัญๆ ก่อน จากภาพประจำปีลงมาถึงระดับสัปดาห์ และ วัน แล้วก็จะเรียงลำดับความสำคัญตามช่วงเวลาได้ด้วย ทั้งนี้จะนำไปสู่การสร้างนิสัยที่ไม่มีงานด่วนมาก (เพราะวางแผนไปก่อนแล้วว่าช่วงใดทำอะไร)
2. การจัดงานตามตารางเวลาด้วย PDCA
การนำวงจรการทำงาน Demming Cycle (PDCA) มาคุมการทำงานของตนเอง ลงรายละเอียดทุกงาน ได้แก่
P (Plan) คือ การวางแผนรายละเอียดงาน: วัตถุประสงค์ เป้าหมายที่ต้องการ กรอบการทำงาน รายละเอียดงาน แนวทางการประสานงาน/ ดำเนินการ แนวทางการสรุป และ ประเมินผลของชิ้นงาน
D (Do) คือ การกำหนดการทำงาน: จำนวนปริมาณ/ คุณภาพงานที่ต้องการ ขั้นตอน และ กระบวนการของการทำงาน งานก่อน และ หลัง รวมถึงส่วนงานที่เกี่ยวข้อง/ เชื่อมโยงกัน
C (Check) คือ แนวทางการตรวจสอบ: การทดสอบเชิงประจักษ์ ด้วยเงื่อนไขเวลา ปริมาณ คุณภาพ ประสิทธิภาพ หรือ ประสิทธิผล ว่าได้ตามที่วางแผนไว้ หรือ ไม่
A (Act) คือ การนำผล Check เปรียบเทียบกับ Plan ว่ามีส่วนต่างกัน หรือ ไม่ มากน้อยเพียงใด เพื่อเป็นการสรุปผลสัมฤทธิ์ของงาน เพื่อเป็นตัวตั้งเปรียบเทียบสำหรับการทำงานลักษณะนี้ในรอบต่อไป (แผนปี เดือน สัปดาห์)
ในชีวิตจริง เราอาจค้นพบว่ามีคนรอบตัวไม่น้อย ที่ให้ความสำคัญกับเวลาน้อย ไม่เคารพคุณค่าเวลาของตนเอง ไม่เคารพคุณค่าเวลาของคนอื่น โดยเฉพาะเกี่ยวกับเรื่องงาน ซึ่งอาจใช้แนวคิด "การจัดการเวลากับการจัดการเวลาด้วย Eisenhower Box" ในการวางแผนเวลาตนเองได้ ท่านล่ะตอนนี้สามารถแยกงานที่อยู่ตรงหน้าได้ หรือ ไม่ ว่างานใดสำคัญมาก งานใดสำคัญน้อย งานใดด่วน หรือ ไม่ด่วน เพื่อการพัฒนาคุณภาพงานของตนต่อไป
ด้วยความปรารถนาดี
ผศ.ดร.กฤษฎา ตันเปาว์
25 กันยายน 2565
|
